• 0 Vote(s) - 0 Average
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
WhatsApp Group Discussion: Career Services (May.12.2016)

#1
Fasilitator: Bambang SB (ITBCC), Teddy B (Binus Career), Nurhadi (ECCUGM)
Moderator: Ayi Ahadiat
Notulis: Dewiyani

[Image: attachment.php?aid=57]

Pertanyaan dr Mb Rani CDC Fisipol UGM:
Q1. Dengan keterbatasan resources (staf, budget, timeline) di masing2 pusat karir, apa yg sebaiknya dilakukan utk menentukan jenis layanan apa yg perlu diprioritaskan & apa plus/minusnya..  tentunya mengacu pengalaman masing2 pusat karir fasilitator?

Mas Nur ECC UGM
Permasalahan awal yang kami jumpai, bahkan kami rasakan sendiri sebagai alumni adalah, betapa akses kami terhadap informasi kesempatan karir yang masuk ke kampus kami demikian terbatas. Kami harus datang ke kampus untuk melihat papan pengumuman, dan harus kembali untuk mengumpulkan persyaratan, kemudian datang lagi memasukkan lamaran, dan setelah itu sesekali harus ke kampus lagi untuk mengecek apakah sudah ada pengumuman. Maka kami pun memulai dengan mencoba memangkas semua proses itu dengan meng-online-kannya. Kami kira ini sama di semua tempat.

Tidak harus menunggu sistem yang sempurna, komprehensif, taylor-made dll dulu. Bisa mulai dengan template blog yang gratisan seperti wordpress, joomla dll. Kalau mau lebih simple lagi, bisa menggunakan cloud service yang sudah banyak sekali disediakan, wordpress, blogspot, google doc dll. Lamaran pun bisa dikirim ke email, kalau kita belum punya sistemnya. Ini sangat mudah dan tidak banyak butuh banyak resource. Sedikit drive & energy saja. Sampai beberapa tahun awal, layanan kami pun masih sering disebut blog amatiran ^^. 

The point is, we have to start somewhere. Since the first step is often considered as the hardest, make it as simple as possible. Fokus pada satu layanan dulu, sehingga tidak perlu bingung dengan prioritas. Dari situ nanti masalah akan berkembang, dan kita pun akan berkembang dengan menghadapi dan menyelesaikan masalah. Begitu pengalaman kami.

Nah ini contoh masalah yang berkembang ketika kita berjalan. Kami dulu ketika memulai malah tidak berpikir sejauh ini ^^. Pengalaman kami, ini sangat natural berkembangnya nanti. Misalnya begini, ketika kita buka layanan informasi lowongan, maka secara otomatis kita akan selalu berkutat dengan berapa jumlah lowongan dan berapa jumlah pelamar. Semakin banyak tentu saja semakin baik. Ini parameter kuantitatif, paling mudah dan bahkan tidak perlu alat ukur tertentu. Kami mulai dari situ. Kami pun fokus pada bagaimana memperbanyak lowongan dan bagaimana memperbanyak pelamar.

Pada saat menjalani hal ini, kami dapati ternyata parameter kuantitatif dipengaruhi hal-hal kualitatif. Seperti seberapa kenal para pelamar dengan perusahaan yang memasang lowongan, seberapa baik kita melayani perusahaan dll. Awalnya kami tidak ukur, tapi seiring perkembangan, kami membuat form kepuasan maupun aduan untuk dokumentasi dan acuan pembuatan dan pengembangan program.

Jadi, indikator selalu kuantitif, tetapi untuk mencapainya tentunya diperlukan hal yang bersifat kualitatif yang terdokumentasi dengan baik. 

Sekaligus, gambaran besar bagaimana layanan karir kami berkembang, sampai pada kesimpulan sementara saat ini (karena kami yakin inipun akan berkembang), bahwa indikator keberhasilan layanan karir adalah seberapa banyak lulusan kita yang terserap dunia kerja sesuai dengan minat dan bakatnya. Atau dengan perspektif lain, seberapa besar success rate perusahaan dalam merekrut lulusan kita, dan kalau didetailkan lagi berapa turn over lulusan kita dalam 0-3 tahun pertama bekerja di perusahaan yg kita layani, kemudian indikator-indikator lain adalah detail atau turunan. 

However, once again, we start it from scratch. Tentu saja anda pun tidak harus seperti kami juga.

Mas Bambang CC ITB
Sy mencoba jawab dari history nya dl ya..Pusat Karir di ITB dulu katanya berdiri pertama kali tahun 1998 dengan nama CDC, Career Development Center. Konon katanya itu dulu penggunaan  nama CDC pertama kali. Meskipun fungsi2 atau beberapa layanannya sdh ada sblm dibentujk CDC yang ditangani di bawah wakil rektor bidang kemahasiswaan. Sprti Jobfair dan pameran dan industri, itu kata para pelaku bbrp tahun sebelumnya sudah ada event tsb. Nah di awal2 waktu itu konon lebih banyak melayani perusahaan yang mau mencari tenaga kerja baru/fresh grad dan mahasiswa atau alumni baru yg mau cari kerja. Dulu katanya mengumpulan surat lamarab dan CV secara hard copy dan numpuk2 dan dorekap/diresume daftar pelamar itu utk masing2 persh sendiri2. Demikian sederhana. Lalu setelah berjalan seperti itu, mulai menggunakan sistem online dan dari CDC jg pernah berganti nama menjadi Placement Office.  Ganti rektor juga ganti pejabatnya, ganti lagi namanya menjadi PCD singkatan Professional Community Develoment dan berubah lagi terkahir sebelum saya PCAD Professional Community Alumni Development. Itu berubah2 masing2 4-5tahun nama2 tsb. Pd saat saya diangkat 2010, kita mereview kembali akan ttp menggunakan nama yang sama atau mengubahnya lagi krn ternyata kurang sesuai dengam struktur baru. Akhirnya kita berubah dengan nama sprti sekarang ITB Career Center sejak tahun 2010 tsb. Layanannya berkembang lagi dan skrg ditetapkan ada 11 layanan sebagaimana kita buat di brosur2 dan di slide dll. Betul Tracer Study baru kita mulai 2010 itu dg sangat sederhana dan hanya 3 prodi. Baru 2012 mencakup seluruh  prodi. Termasuk career counselling baru 2012.
 
Mas Teddy Binus Career
Untuk menentukan layanan yang perlu diprioritaskan adalah tujuan pk. Tujuan Binus Career adalah lulusannya bekerja di perusahaan global atau menjadi wirausaha. Jadi yang minimal adalah hubungan dengan perusahaan untuk menyalurkan mahasiswa.

Q2. Setelah menentukan prioritas program layanan, bgmn mengukur efektivitas dan keberhasilan program? Apakah semata kuantitatif (jumlah peserta/perusahaan, dll), atau ada yg kualitatif? Indikatornya apa saja? Alat ukur apakah yg dipakai utk menilai keberhasilan program layanan karir yg sdh direnc berdasar prioritas tsb?

Mas Bambang CC ITB
Kalau kita sendiri sampai sblm tracer study kita seriusi, kita tdk pernah mengukur dg indikator2 keberhasilan dll, yang pentinf kita meneruskan dan melayani sebaik mungkin kepada mahasiswa dan alumni kita. Langkah pertama dulu saya menjabat adalah melakukan "benchmarking" melihat berbagai pusat karir di mana2 untuk menentukan koordinat kita sendiri dulu (itb) dalm posisi dmn. Hampir 8-10 pusat karir di indonesia (ttp terbatas di pulau jawa) sy kunjungi dan 2 di luar negeri, dan 1 lagi yang belum kesampaian adalah ke Toronto Career Center. Dari sana kita mencoba memposisikan bagaimana kita mestinya mendevelop pusat karir itu dan kita sesuaikan dg kebutuhan dan karakteristik kampus kita sendiri. Nah banyak hal yg bisa didapat dg melihat dan mengunjungi tempat lain itu, dan banyak sekali yang sy coba ubah policy nya. Misalnya member itu berbayar meskipun dr kamlus sendiri, itu kgs sy ubah di tahun 2012 awal itu. Melayani buat mhs sendiri kok berbayar, sesuatu yang kurang tepat. Sejak saat itu kita buat gratis dan seumur hidup. Kmd selalu mengembangkan layanan kpd mahasiswa dan alumni sebaik mungkin secara profesional sehingga semakin berpengaruh dan sangat dibutuhkan. Dari data Tracer Study untuk pertanyaan dari mana mrk mencari kerja stlh lulus itu hampir 70-80 persen mrk mencari kerja melalui ITB Career Center. Artinya ini cukup menjadi lembaga yang  sangat berpengaruh bagi alumni baru untuk mencari kerja.

Mas Sukma Lesmana
Mohon maaf ijin menambahkan yang sebelumnya diinfokan oleh mas (pak) teddy..  Bahwa untuk mengukur efektivitas program layanan dapat dilihat dari kepuasan peserta dan review dari perusahaan. Seperti yang sebelumnya telah diinfokan oleh mas iqbal bahwa kita sering mengundang perusahaan untuk melakukan sharing session dengan mahasiswa agar mahasiswa merasakan experience langsung. Kemudian mendapat tanggapan positif jika dari alumni.  
Untuk program career Development masih sedang dikembangkan dan ingin menggunakan sistem online. Karena mahasiswa binus cukup banyak untuk satu angkatan 6 ribu. Berarti sekitar 24 ribu yang harus kita urus... Sedangkan fokus sekarang tidak hanya mengurus mengenai karir..  namun juga berkaitan dengan potensi..  Bagaimana potensi mahasiswa sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.. 

Mas Teddy Binus Career
Contoh kuantitatif: Jumlah bekerja, indeks kepuasan
Contoh kualitatif: masukan untuk kurikulum, 

Pertanyaan dr Mb Tenri Poltek ATIM Mksr:
Q3. Bgmn crx kita mengetahui efektivitas dan bergunax program kerja career service ini kepada mahasiswa?

Mas Bambang CC ITB
Kalau kami sekarang semua layanan dicoba dgn mencari feedback menggunakan instrumen questioner. Sejauh mana manfaatnya dan efektifitasnya.. selain itu kita sll berupaya menjaring kritik dan saran atau masukan2 dari mrk (mhs/alumni). Kpd perusahaan pun kita berupaya selalu minta pendapat dan saran atau masukannya spy kita selalu bisa berbenah bila memungkinkan. Salah satu kunci bila kita hendak maju menurut sy adalah kritik dan saran tu harus kita jadikan sarapan di setiap hari. Smile. Untuk hal2 yang kecil kita buat inprovement termasuk hanya meski hanya urusan toilet Smile

Q4. Bgmn membuat aware kepada mahasiswa kalau kegiatan career service ini buat mrk, sehingga mrk akan aktif ikut kegiatan career center?

Mas Bambang CC ITB
Kalau case kami kan sebetulnya sdh melayani dr dulu, ttp sy tahu persis dulu kalau ditanya ke mhs apa itu PCAD blm tentu mrk tahu. Jd hanya sedikit yang tahu krn infonya arau penetrasi informasi kpd mrk mgkn kurang ya. Ketika kita campaign dan menggunakan media2 yang menyesuaikan dg apa yang mrk pakai menjadi berubah banyak. Mengpaa kita menggunaan semua media social (dari twitter, facebook, google+, linkedin, Youtube channel, line, dst dst dan semua perkembangan baru krn kita memang hrs mengikuti market kita. Kita juga pelajari bagaimana private company memandang mhs/alumni itu sebagai aset, sehingga mrk harus kita layani sebaik mungkin dan karena semakin baik layanannya semakin meleverage persh mrk itu sendiri.

Skrg campaign itu utk pusat karir yang baru sy lihat yang cepat melakukan itu misalnya UCC (undip career center - red). Melalui semua media jg dipakai termasuk youtube. Itu bagian dr campaign. Jd kita itu hebat ya.. untuk melayani mrk dg gratis dan bermanfaat perlu campaign. Masalahnya krn mhs dan alumni itu mengalir.. jd kita memang setiap saat hrs tetap menyampaikannya krn mereka dinamis. Orangnya mengalir.

Pertanyaan dr Mb Salamah UIN Jkt:
Q5. Bgmn pandangan mas mb atas dorongan dr pak AY utk memperluas PK menjd "Center for People Development" bagi semua civitas PT, tdk hanya mhs/alumni... ttp jg mencakup dosen & karywan?

Mas Bambang CC ITB
Mnrt sy pribadi, saran dari mas AY itu agak membongkar dari peran pusat karir itu yang sdh established atau mentradisi untuk sekian lama. Sebagai saran saya sangat menerima ttp untuk lgs berubah begitu saja, perlu kita merenugkan dan mematangkannya dl. Krn itu artinya ada transformasi yang tidak sederhana. Kalau sy melihat, yang lebih penting dl adalah sejauh mana kebutuhan kita itu dulu, bagaimana aspek pelayanan itu yang sanggup kita bisa kerjakan dg sebaik2nya... dalam perjalanan kita bs lakukan improvement. 

Kalau kita membaca peran2 pusat karir di berbagai kamus di seluruh dunia, mgkn kita bisa lebih bijak mengarahkan peran pusat karir kita itu akan seperti apa. Karena itu berbeda2. Di luar neger rata2 peran konseling sangat mengemuka/mendominasi. Silahkan lihat dan amati semua pusat2 karir di berbagai kampus di seluruh dunia mas  n mba. Di NUS career center dan NTU sama sekali tidak pernah mikirin Tracer Study, setidaknya sampai sy berkunjung ke tempat mrk waktu itu. Jd variatif, tidak perlu hrs dipaksakan ttp kita mesti bijak dengan keperluan dan kebutuhan kita sendiri serta selalu membaca dari perkembangan pusat karir di manapun untuk memperluas   wawasan kita sehingga kita bisa lebih tepat/lbh cocok mengarahkan kemana pusat karir di kampus kita masing.

Balik ke mas AY, mnrt sy mencerahkan ttp kalau semuanya sprti itu, artinya peran semua civitas academica itu sprti jd kita pusat karir yg menjadi tulang punggung semuanya kan...  heheh soal people development itu artinya semua peran bakal kita mainkan dan itu betapa besar peran itu dan betapa besar energi jg yg mesti kita miliki... hmm...Jd mnrt sy kita mulai saja dari yang betul2 bisa lakukan saja dulu karena itu basic nya. Dan semakin berperan dan dan semakin meluas dan berkualitas layanan dan manfaat itu sesuai kebutuhannya maka akan semakin baik.  People development itu kan bs bagi tugas dg semua civitas academica dan unit lain di kampus.

Satu lagi utk people development, kampus itu sendiri menrt sy adalah people development.. pusat karir menjadi bagian sj dr people development itu. Hanya memang apa yang disampaikan dr pak AY mendekonstruksi peran atau tepatnya tradisi di kampus yang selama ini dilakukan. Culture nya yang boleh jadi  bs berubah.
 
S.Agung
Ide itu jujur bagi sy menarik dan menjadi tantangan baru. Sy setuju dengan semua pendapat mas2 dan mba2. Betul bhw itu adalah tugas besar dan mgkn bisa kehilangan fokus jualan yg selama ini dijajakan pusat karir. Tp terus terang ide people development center itu juga menarik mengingat bahwa selama ini peran bagian administrasi umum dan kepegawaian,paling tdk di univ saya,belum terlihat rencana dan arah pengembanagnnya. Bbrp waktu lalu sy diminta rektor utk mengkordinir 4 prodi kami utk di assess oleh AUN-QA dan alhamdulillah sdh selesai per 8 April kmrn. Salah satu kriteria dari AUN-QA adalah memastikan univ memiliki program terencana terkait peningkatan SDM,dlm hal ini academic and support staffs dan jujur bertahun2 kita tdk punya itu. Bnyk training dilakukan tp tdk terprogram dan tdk tau buat apanya,siapa yg ikut,dll. Fungsi biro SDM tdk berjalan. Dalam benak saya ketikapun center ini muncul pastinya akan ada divisi2 khusus dan pusat karir yg selama ini ada di univ mas2 dan mba2 skalian akan menjadi salah satu unit d bawah center yg besar itu. Wallahu a'lam

Teh Iis IPB
mbak Agung... 
usul Pak AY itu sesuatu yg ideal sekali. Tp Pusat Karir so far, program kegiatan dan tanggung jwb nya kan sdh buanyaaakkk ya.... hihi, let say di IPB, student body aja 27.000, tiap th wisuda 9 x 800 org = 4500 lulusan baru. Jadi dosen yg jmlh nya ribuan itu ditambah tendik yg ribuan jg, selama ini biarkan ditangani direktorat SDM ya...hehe.. jg utk mhs kan ada direktorat kemahasiswaan. Jd PK bs fokus di calon lulusan dan lulusan dulu... it my two cents ☺


*Notulen oleh Dewiyani (Universitas Parahyangan)


Attached Files Thumbnail(s)
   
Reply


Possibly Related Threads...
Thread Author Replies Views Last Post
  WhatsApp Group Discussion: Layanan Psikologi Karir (Agt.11.2016) tutus.kusuma 0 4,788 08-Sep-2016, 07:36 PM
Last Post: tutus.kusuma

Digg   Delicious   Reddit   Facebook   Twitter   StumbleUpon